Polityka prywatności

Administratorem Państwa danych osobowych jest Notariusz Tomasz Grzegorz Sodel, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Kancelaria Notarialna Tomasz Grzegorz Sodel z siedzibą w Szydłowcu (26-500) przy Pl. Rynek Wielki 6 (dalej: „Kancelaria” lub „Notariusz”).

Kontakt w sprawach ochrony danych

We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych oraz realizacją przysługujących Państwu praw, mogą Państwo kontaktować się z Kancelarią:

• Adres korespondencyjny: Pl. Rynek Wielki 6, 26-500, Szydłowiec
• Adres e-mail: sodel.notariusz@gmail.com
• Telefon: +48 664 914 062

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Przetwarzanie Państwa danych osobowych przez Notariusza odbywa się wyłącznie w ściśle określonych, merytorycznie uzasadnionych celach.

Główny cel przetwarzania – dokonywanie czynności notarialnych

Podstawowym celem przetwarzania Państwa danych jest realizacja obowiązków ustawowych nałożonych na Notariusza. Dane te są niezbędne do dokonania cznynności notarialnej zgodnie z wolą stron, z zachowaniem wymogów prawa.

• Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze) w ścisłym związku z przepisami ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie.
• Podstawa prawna (działania przygotowawcze): Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy) – dotyczy to czynności podejmowanych przed sporządzeniem aktu, np. przygotowania projektu umowy.

Cele poboczne wynikające z działalności Kancelarii

1. Wypełnianie obowiązków publicznoprawnych – Notariusz jako płatnik podatków (PCC, podatek od spadków i darowizn) oraz opłat sądowych, przetwarza dane w celu ich prawidłowego obliczenia, pobrania i przekazania właściwym organom (np. Urząd Skarbowy, Sąd Wieczystoksięgowy).
   • Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.
2. Prowadzenie korespondencji i udzielanie informacji – Przetwarzamy dane osób kontaktujących się z Kancelarią (telefonicznie, mailowo lub osobiście) w celu udzielenia odpowiedzi na zapytania, umówienia terminu spotkania lub przekazania informacji o wymaganych dokumentach.
   • Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes administratora, polegający na rzetelnej obsłudze i komunikacji z interesantami).
3. Cele archiwalne – Notariusz jest zobowiązany do przechowywania dokumentów stanowiących podstawę dokonanych czynności.
   • Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z art. 90 Prawa o notariacie.

Okres przechowywania danych osobowych (retencja)

Okres przechowywania Państwa danych jest ściśle podyktowany przepisami prawa.

• Dane osobowe zawarte w aktach notarialnych (oryginały i wypisy) oraz dane zgromadzone w repertoriach i księgach notarialnych są przechowywane w Kancelarii przez okres 10 lat od daty ich sporządzenia.
• Po upływie tego okresu, dokumenty te są przekazywane na przechowanie do archiwum państwowego (właściwego archiwum ksiąg wieczystych).
• Dane przetwarzane w celach sprawozdawczych i podatkowych przechowywane są przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego (co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).
• Dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu (np. korespondencja e-mail) przechowywane są do czasu ustania tego interesu (np. zakończenia sprawy) lub wniesienia skutecznego sprzeciwu.

Odbiorcy państwa danych osobowych

Jako Notariusz, jesteśmy zobowiązani do zachowania tajemnicy notarialnej, która obejmuje wszystko, o czym dowiedzieliśmy się w związku z dokonywaną czynnością. Państwa dane są bezpieczne i udostępniane tylko podmiotom uprawnionym na mocy przepisów prawa. Odbiorcami mogą być:

• Sądy (w szczególności wydziały ksiąg wieczystych);
• Organy administracji skarbowej (właściwe Urzędy Skarbowe);
• Organy administracji samorządowej (np. Starostwa Powiatowe – wydziały geodezji);
• Inne organy państwowe w ramach posiadanych kompetencji;
• Strony dokonywanej czynności (w zakresie wypisów aktów);
• Podmioty przetwarzające (tzw. procesorzy) – firmy świadczące na rzecz Kancelarii usługi wsparcia IT, obsługi poczty elektronicznej czy niszczenia dokumentów, działające wyłącznie na nasze zlecenie i na podstawie stosownych umów powierzenia.

Państwa dane nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych.

Przysługujące państwu prawa

W związku z przetwarzaniem przez nas Państwa danych, przysługuje Państwu szereg praw:

• Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) – prawo do uzyskania potwierdzenia, czy przetwarzamy Państwa dane, oraz do uzyskania ich kopii.
• Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) – prawo do żądania poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO).
• Prawo do wniesienia sprzeciwu (art. 21 RODO) – dotyczy wyłącznie danych przetwarzanych na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Istotne ograniczenie praw wynikające z prawa o notariacie

Specyfika działalności notarialnej, opartej na obowiązku prawnym (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz przepisach ustawy Prawo o notariacie, znacząco modyfikuje realizację niektórych praw RODO.

Informujemy, że nie przysługuje Państwu w odniesieniu do danych przetwarzanych w celu realizacji obowiązku ustawowego:

1. Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) (art. 17 RODO) – Notariusz nie może usunąć danych zawartych w aktach notarialnych ani repertoriach, gdyż przepisy nakazują ich wieczyste przechowywanie (najpierw w kancelarii, a następnie w archiwm państwowym).
2. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – Prawo to nie ma zastosowania, gdyż podstawą przetwarzania nie jest zgoda ani umowa, lecz obowiązek prawny.
3. Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO) – Prawo to nie przysługuje, gdy przetwarzanie odbywa się w celu wypełnienia obowiązku prawnego.

Wymóg podania danych i profilowanie

Podanie przez Państwa danych osobowych w celu dokonania czynności notarialnej jest wymogiem ustawowym, wynikającym z Prawa o notariacie. Notariusz jest zobowiązany do stwierdzenia tożsamości osób biorących udział w czynności. Odmowa podania danych niezbędnych do sporządzenia aktu skutkuje odmową dokonania czynności notarialnej.

Państwa dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

Prawo do wniesienia skargi

Jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) z siedzibą przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Pliki cookies (ciasteczka)

Strona internetowa Kancelarii Notarialnej Tomasza Sodela może wykorzystywać pliki cookies (tzw. ciasteczka). Są to niewielkie pliki tekstowe wysyłane przez serwer i zapisywane na urządzeniu końcowym użytkownika (np. komputerze, smartfonie).

1. Cookies sesyjne – pliki tymczasowe, przechowywane do czasu wylogowania, opuszczenia strony lub wyłączenia przeglądarki.
2. Cookies analityczne – mogą być wykorzystywane do zbierania anonimowych, zbiorczych statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają ze strony, co pozwala na ulepszanie jej struktury i zawartości (np. Google Analytics).

Użytkownik może w każdej chwili samodzielnie zarządzać plikami cookies, zmieniając ustawienia swojej przeglądarki internetowej. Domyślne ustawienia większości przeglądarek pozwalają na akceptowanie cookies. Zablokowanie tej opcji może wpłynąć na funkcjonalność niektórych elementów strony.

Zmiany w polityce prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana. Aktualna wersja Polityki obowiązuje od dnia jej publikacji na stronie internetowej Kancelarii.